파워포인트란 무엇인가
누구나 파워포인트에 대해서 알고 있을 것입니다. 파워포인트는 마이크로소프트의 MS Office 제품 중 하나로 프레젠테이션 도구로 활용되는 프로그램 입니다. 사용 방법이 매우 직관적이기 때문에 누구나 쉽게 사용할 수 있습니다. 텍스트를 입력하고, 도형을 쉽게 그리고 표현할 수 있습니다. 그리고 각종 이미지 삽입도 가능하며 엑셀 프로그램과도 연동되어 엑셀의 데이터를 원본 그대로 데이터와 함께 붙여넣기 하는 것도 가능합니다.
그리고 무엇보다도 파워포인트의 강점은 한 개의 페이지로 설명한다는 것입니다. 엑셀이나 워드도 한 페이지로 구성할 수 있지만 대부분은 모니터 화면에서 한 페이지가 한 화면에 표현되지 않고 이동하여 봐야 하는 반면에 파워포인트는 작성한 내용이 한 화면에 보이도록 아예 설정이 되어 있고 그렇게 만들어진 프로그램 입니다. 그래서 파워포인트 문서를 만드는 과정 중에도 만드는 사람이 청중을 설득하기 위한 생각으로 작성되기 때문에 더더욱 설득력이 있게 작성될 것이고, 이는 곧 파워포인트가 쉽고, 직관적이고, 프레젠테이션에 아주 유용한 도구라는 것을 증명해줍니다.
그 뿐만이 아니라, 각종 내부 보고서나 표어 그리고 간단한 디자인을 할 때에도 매우 유용하게 사용될 수 있습니다. 사용 방법이 매우 편리하고 직관적이기 때문에 누구나 생각하고 있는 내용과 디장인을 파워포인트를 통해서 쉽게 나타낼 수 있습니다. 이렇듯 파워포인트는 쉽게 만들어진 프로그램이면서 청중이나 대중을 설득하기에 가장 합리적이고 유용한 프로그램 입니다.
프레젠테이션에 대하여
프레젠테이션에 대해서 많은 내용들이 서적이나 인터넷에 많이 존재합니다. 그리고 누구나 프레젠테이션에 대해서 알고 있습니다. 프레젠테이션은 발표입니다. 발표하는 행위가 프레젠테이션 이라고 할 수 있습니다. 아주 예전에는 어떤 주제를 청중들에게 설명하거나 설득하기 위해서 발표를 말로만 하는 경우도 있고(지금도 그런 경우도 많습니다.), OHP와 같은 도구를 사용하기도 하였지만 화면 전환을 할 때 세팅을 하는 등의 행위로 인하여 설명과 설득의 흐름이 끊기는 경우가 있었습니다만 파워포인트로 프레젠테이션(=발표)을 하게되면 그럴 경우가 없습니다. 설명을 하면서 앞 페이지와 뒤 페이지로의 이동이 매우 용이하고 아주 앞에 몇 페이지도 몇 번의 클릭으로도 이동되기 때문에 비교 불가합니다. 게다가 링크까지 삽입이 되므로 프레젠테이션을 하면서 인테넷 화면도 나타낼 수 있고, 다른 종류의 문서도 나타낼 수 있습니다.
이렇게 프레젠테이션은 파워포인트를 통해서 극대화 되고 누구나 알게 되는 단어이자 행위가 되었습니다. 그리고 직장에서도 누구나 한 번쯤은 프레젠테이션을 하게 되는 동시에 프레젠테이션을 아주 자주하는 사람들도 존재합니다. 결국, 프레젠테이션은 발표라는 뜻을 가지고 있지만, 지금 이 세상에서는 필수라는 사항이 된 것입니다. 누구나 프레젠테이션을 해야 하고, 누구나 프레젠테이션을 만들 수 있어야 하는 세상이라는 것입니다.
시작하기
먼저 프레젠테이션 도구(프로그램)를 선택해야 할 것입니다. 프레젠테이션 도구는 비교적 많이 존재합니다. 하지만 사람들이 가장 보편적으로 사용하는 마이크로소프트의 MS Ofiice에 제품군에 속해있는 파워포인트(Power Point)가 가장 적합할 것입니다. 가장 많은 사람들이 사용할 뿐만 아니라 사용하기 매우 쉽고, 관련 영상이나 자료들이 많이 존재합니다. 게다가 사람들이 가장 많이 사용하는만큼 파워포인트 파일을 공유하거나 주고 받을 때가 많습니다. 하지만 파워포인트 프로그램이 없다면 해당 파일을 열어서 내용을 보기 쉽지 않거나 불가합니다. 파워포인트는 요즘에 윈도우즈(Windows) PC를 구매하면 윈도우 상에서 기본적으로 설치가 되어있습니다. 물론, 구독을 하거나 별도의 라이선스를 구매한 경우에는 번호를 입력하는 경우가 있을텐데 PC를 구매하면 사은품으로 라이선스키를 제공해 주는 경우도 많이 있습니다.
파워포인트 프로그램을 확보했다면 파워포인트를 사용할 줄 알아야 할 것입니다. 앞서 설명에도 나타나 있듯이 파워포인트를 사용하는 것은 매우 직관적이기 때문에 쉽습니다. 사용하기 위해서는 단 몇 분만 배워도 사용하는데 문제가 없을 것입니다. 하지만 더욱 설득력이 있고 가치있는 문서를 만들기 위해서는 주로 사용하는 기능들을 파악하고 자신만의 특색있는 디자인이나 배치를 해야할 것입니다. 그러기 위해서 가장 쉽고 유용한 방법 중 하나는 다른 사람이 만든 문서를 따라해 보는 것입니다. 눈으로만 보고 지나치면 기억도 나지 않을 뿐만 아니라 정작 문서를 만들려고 할 때에는 어디서부터 어떻게 손을 써야할지 모를 것입니다. 그래서 차근차근 다른 사람이 만들어 놓은 간단한 문서를 따라해 보면서 만들어 보면 기능 숙지도 되고, 자신만의 특색있는 문서를 만들 수 있는 디딤돌이 될 수 있을 것입니다.
파워포인트를 잘하기 위해서 = 프레젠테이션을 잘하기 위해서
파워포인트는 프레젠테이션 도구입니다. 세상 어떤 무엇이든 많이 해보고 그것을 통해서 더 알고, 개선하는 것입니다. 그러므로 결과적으로 프레젠테이션을 해보는 것이 방법일 것이고, 프레젠테이션을 처음부터 잘 할 수 없을 것이므로 자신있게 프레젠테이션을 수행하고 점점 더 개선하려는 의지를 갖고 개선해야만 할 것입니다.
또한, 글자로만 이루어진 것은 워드 프로그램이 더 적합할 것입니다. 결과적으로 파워포인트에는 너무 많은 글자가 존재하면 설득력이 없어집니다. 아마도 청중들이나 보고서를 보는 사람은 프레젠테이션 하는 행위를 보는 것이지 그것을 통해서 책을 보는 것이 아니기 때문입니다. 때로는 글자가 많은 파워포인트 화면이 근사해 보일 때도 있습니다. 하지만 프레젠테이션 그 자체로는 가치가 낮을 수 밖에 없을 것입니다. 그래서 프레젠테이션 관련된 선구자들의 자료를 참고해서 자신만의 특색있는 자료를 만들어야 할 것입니다. 파워포인트를 잘한다는 것은 프레젠테이션을 잘하는 것입니다. 그리고 프레젠테이션을 잘한다는 것은 파워포인트 문서도 잘 만든다는 것입니다. 그래서 파워포인트 문서에는 상황에 따라 글자가 너무 많으면 안됩니다.
근사한 파워포인트 자료를 보면 고개가 숙여지는 경우가 많을 것입니다. 너무나도 근사하고 페이지도 많습니다. 하지만 화려함으로 프레젠테이션을 잘하게 되는 것은 절대로 아닙니다. 파워포인트를 잘하는 것은 프레젠테이션을 잘하는 것입니다. 그래서 파워포인트 문서는 화려하거나 그 페이지의 수가 많아야 하는 것이 절대로 아닙니다. 즉, 본인이 가장 잘 설명할 수 있으면서 청중들이 가장 쉽게 알아볼 수 있는 문서여야만 하는 것입니다. 즉 문서의 길이는 짧고 간결하고, 나타나는 페이지는 보기 쉽거나 분별하기 쉬워야 합니다. 화려하고 멋진 파워포인트 문서만을 쫒는다면 파워포인트의 목적(=프레젠테이션을 잘 하는 것)에 반대되는 상항이 될 것입니다. 파워포인트 문서는 알아보기 쉽고, 간결해야 합니다.
프레젠테이션이 지루하다면? 그 프레젠테이션을 실패일 것입니다. 누구나 다 동의하죠. 지루한 프레젠테이션 그리고 글자가 많은 파워포인트 자료를 내가 보고 있다고 상상하면 상상하는 그 자체부터가 지루할 것입니다. 예를 들어, 엘리베이터에는 대부분 거울이 설치되어 있습니다. 이것은 엘리베이터가 올라가거나 내려가는 과정에서 타고 있는 사람이 거울을 통해서 지루하지 않게 하기 위한 심리적인 조치였다고 합니다. 파워포인트 문서와 프레젠테이션도 같은 맥락입니다. 청중들이 어떠한 이미지나 도형을 보면서 상상할 것입니다. 그것은 청중을 지루하지 않게 합니다. 지루하지 않아야 프레젠테이션의 다음 목적으로 향할 수 있습니다. 청중들을 지루하지 않게 하는 이미지를 파워포인트 문서에 삽입하세요. 그리고 지루하지 않게 청중들을 궁금하게 해보세요.
노력해야 합니다. 경기를 하는 운동 선수가 경기하는 시간 내내 전력질주를 하지 않습니다. 예를 들어 축구 선수가 처음 시작부터 경기가 끝날 때까지 계속 축구장에서 전력 질주를 하나요? 공격수의 경우 기회를 보았다가 기회가 오게 되면 그 누구보다도 전력질주를 하는 동시에 그 동안의 노력으로 이루어진 각종 기술을 발휘해서 골을 넣을 것입니다. 이것과 동일합니다. ‘나는 파워포인트에 이미지를 넣고 말을 잘 하면 된다. ‘ 맞는 말입니다. 하지만 실력이 겸비되지 않은 상태에서는 기회가 와도 골을 넣지 못할 수도 있습니다. 골을 넣기 위해서는(=파워포인트를 통해서 프레젠테이션을 잘하기 위해서는) 각종 파워포인트 기능을 숙지해야 하며, 많이 사용도 해보고, 문서도 많이 만들어봐야 합니다. 왜냐하면 1개의 문서로 계속 영위할 수 없습니다. 프레젠테이션을 하는 장소가 달라지고, 청중도 달라지고, 주제도 달라지고, 시간도 달라지는 등의 각종 변수가 많기 때문에 파워포인트의 프레젠테이션은 매번 변화될 수 밖에 없습니다. 변수가 없이 큰 범주에서 주제가 같고, 같은 장소 그리고 같은 사람들에게만 진행하는 프레젠테이션은 프레젠테이션이 아니라 미팅이자 곧 회의일 뿐입니다. 그래서 많이 연습하고 노력해야 합니다.